项目规划与管理

项目计划详细描述了项目的执行和控制方式。该计划涵盖了风险管理、资源管理、沟通，以及项目范围、成本和进度的基准。项目管理软件帮助项目经理制定详细且全面的计划。这份文件被称为“项目管理计划”或“项目计划书”，它回答了关于项目的“谁、什么、哪里、何时、为什么、如何”等问题。它不仅仅是一个包含任务和截止日期的甘特图；项目计划的核心目标是确保项目各阶段的有序执行和控制。构成项目计划的文件包括以下几类：

项目章程中概述了整个项目的具体情况。除了项目的目标、目的、限制条件以及相关利益方之外，还阐述了开展该项目的理由。
工作说明书（Statement of Work, SOW）：在准备工作说明书时，你需要明确项目的范围、时间表、交付成果、里程碑以及各项任务。
工作分解结构（Work Breakdown Structure, WBS）详细列出了完成该项目所需的所有阶段、子项目、交付成果以及工作包。
项目计划文件由多个部分组成，包括利益相关者管理、质量管理、范围管理、资源管理、风险评估、进度管理和变更管理。

制定项目计划

项目计划对任何项目的成功都至关重要。如果没有一个完善的项目管理工具，项目问题（如错过截止日期和范围蔓延）就更容易发生。虽然编写项目计划一开始可能会花费一些时间，但它在整个项目过程中会带来显著的回报。项目计划可以概括为五个基本步骤：

您的项目范围、质量基准、里程碑、交付成果、相关方、成功标准以及各项要求都应当被详细记录下来。同时，还需要起草项目章程、工作分解结构（WBS）和工作说明书（SOW）。
应识别出相关风险，并将这些风险分配给将执行所需任务并监控这些风险的团队成员。
您的团队成员负责分配角色和职责，包括客户、利益相关者、各个团队以及临时参会人员等。
列出完成该项目所需的材料、人员工资、设备以及人员数量，然后估算相关成本。
应制定流程和表格来管理变更。
确保制定包括沟通计划、时间表、预算等在内的所有指导性文件。

根据我们上面概述的步骤，每个项目阶段都对应于五个步骤中的一个，我们将在下一节中对这些步骤进行详细描述。

项目生命周期分为五个阶段。

任何项目的复杂性，无论大小，都不容低估。组织项目的最佳方式是将其分解为若干阶段。这样，你就能清楚地了解所有必要的组成部分。项目管理协会（PMI）在其《项目管理知识体系指南》（PMBOK）中确定了项目的五个基本阶段：

项目启动：项目通过创建商业案例来开始，明确项目的目标和目的，并通过可行性研究来确定项目的可行性。
**规划**：一个组织的项目管理方法是在项目规划阶段通过创建工作分解结构（WBS）来确定的。项目计划会明确项目的里程碑和任务之间的依赖关系，以及所涉及的成本、质量和资源。在这个阶段，项目计划是最重要的交付成果。
执行阶段：项目交付物必须在此阶段完成。启动会议通常在这个阶段开始，随后在整个项目期间会举行团队会议和进度报告。
监控与控制 - 在执行阶段之后，需要进行监控。对项目进展和绩效的监控至关重要，以确保确实取得了进展。
**项目关闭**：当项目最终成果被利益相关者接收后，项目即宣告结束。此时会签署合同，释放相关资源，并对项目的成功与否进行评估。

项目管理

新上任的项目经理可能会觉得项目管理任务艰巨而令人望而生畏。即使是一个小项目，也可能带来压力。然而，当项目被分解成易于管理的任务和阶段，并且遵循经过验证的项目管理方法时，项目就能够成功实施。

项目管理流程

项目管理分为五个流程组，具体包括：

项目启动：项目获得批准后，它还只是一个初步的想法。在这个阶段，会制定项目的章程或计划。
项目规划：这一阶段的主要目的是全面规划项目的各项工作，包括所有任务、完成方式、完成时间、负责人以及监控和控制方法。这一范畴涵盖了大部分项目管理流程。根据大多数项目经理的观点，一个完善的规划过程是项目成功的关键因素。
项目执行阶段：执行阶段就是实际开始工作的时候。这包括管理项目团队、协调沟通以及确保工作质量。
项目监控与控制：这包括确保项目按计划进行的所有步骤，这些步骤与其他项目阶段存在重叠。其中涉及的过程包括预算编制、进度安排和范围界定。
项目收尾 - 在项目达成目标（或未能达成目标）后，会进入这一阶段的收尾流程，以确保项目彻底完成。

项目管理技巧

以下是三个额外的建议，可以帮助你更有效地管理项目并提升你的项目管理能力。

保持持续沟通。

据说项目经理的工作中有90%是通过沟通完成的。项目中的定期沟通带来了许多好处。例如：

风险识别与早期发现
保持参与度是关键。
可以减少冲突和返工的情况。
确保期望与理解之间的一致性。

如果团队成员处于闲置状态，可能会导致某个成员误以为自己还在等待他人完成自己已经开始的工作。实际上，由于项目范围的变化，这个人可能正在继续处理那些已经不再必要的设计内容。应该定期与所有参与项目或直接受项目影响的人员召开会议，以便及时分享更新信息并讨论问题。同时，也需要定期向所有利益相关者通报项目的进展。一旦出现问题或出现故障，应尽快通知所有相关人员。不要拖延问题的上报，因为拖延可能会使问题更难以解决，并可能影响你在组织中的声誉。

积极主动。

即使计划制定得再周密，也很难完美无缺地执行，尤其是在项目管理中。应尽可能主动应对各种变化，以减少其对项目的影响。风险管理是其中的重要组成部分。需要尽早评估风险，并定期复查这些风险，以确定它们是否发生了变化或是否出现了新的风险。识别风险是降低风险发生几率的第一步；同时，也要提前考虑如果风险真的发生时应该采取什么措施。为了应对最坏的情况，必须提前想好可能出现的问题。如果“B计划”也无法实施，那么你将如何应对呢？团队还应该了解即将到来的里程碑和交付成果（沟通至关重要）。当某个交付成果在截止日期前一天才被发现尚未准备好，且需要两周时间才能完成时，千万不要感到意外。

不要害怕寻求帮助。

尽管看起来项目经理对项目的成功负有全部责任，但实际上并非如此。尤其是当你刚开始担任项目经理时，你需要他人的支持和专业知识。不要害怕将问题上报给项目发起人（sponsor），并确保他们随时了解项目的进展。如果你失去了发起人的支持，可能很难迅速找到能够替代关键资源的人选。招聘有能力且可靠的人才是你目前最重要的任务。充分利用那些在类似项目中有过经验的主题专家（subject matter experts）。

提出问题或寻求建议并不是软弱的表现。你可以查阅组织内部的经验数据库中类似的过往项目案例，以了解最佳实践、技巧和建议。或者，你可以与在某个领域有更深入了解的其他项目经理交流。通过使用项目管理模板、工具和软件，你可以更好地管理、控制项目并生成相应的报告。这样不仅能节省时间，还能提高项目的透明度，并在问题出现时及时发现它们。