药品生产中电子日志本的验证

为提升效率、减少数据错误并加强数据完整性，制药行业目前正在从纸质记录向电子系统转型。越来越多的设备运行日志、清洁操作记录、校准记录、维护记录以及环境与公用工程运行记录被转化为电子版日志，这一现象正是该发展趋势的体现。

尽管电子日志本具有明显的优势，但也引发了合规性与验证方面的新问题。与传统纸质记录不同，电子日志本依赖于各类关键组件，即软件与硬件、数据库/网络以及用户访问控制系统。若其验证工作不到位的话电子记录这可能给许多企业带来严重后果。

根据我的经验，许多企业都热衷于转而使用电子日志以提高工作效率，但却不认为这类系统需要进行验证。需要指出的是，监管机构绝不会仅仅因为电子记录系统能帮助企业减少文书工作就予以批准，而是要求有明确证据表明该系统能够正常运行并有效保存数据。数据完整性且符合相关法规要求。

什么是电子日志本？

电子日志簿被定义为在计算机上运行的程序，用于以电子形式记录、存储和维护GMP相关记录，以替代纸质日志。电子日志簿最常见的应用场景包括：

设备使用记录表
设备清洁记录表
预防性维护记录表
校准活动记录表
公用系统监测日志
环境监测记录表
温度与湿度数据
灭菌循环记录表
设施检查记录表
交接班记录表

电子日志记录作为药品生产质量管理规范（GMP）要求的一部分而被保存。药品生产质量管理规范（GMP）相关要求并且必须符合计算机化系统验证的相关要求。

为何需要进行电子日志本验证？

电子日志是实现药品生产质量管理规范（GMP）目标以及制定产品质量相关决策的重要工具。若这些记录不准确或不完整，可能会影响设备确认、维护计划制定、批次放行、偏差调查，甚至妨碍企业满足监管要求。验证可确保该系统的以下内容得到记录与证实：

其运行完全遵循用户设定的规格要求。
它能够准确记录药品生产质量管理规范（GMP）相关信息。
它可防止对记录进行未经授权的更改。
它能够提供完整的审计追踪记录。
它用于保护电子记录。
它能够实现高质量的数据检索。

若缺乏充分的验证，在监管机构进行检查时，电子版药品生产质量管理规范（GMP）记录的可靠性可能会受到质疑。

监管要求

监管机构要求电子日志必须符合相关原则。计算机化系统验证以及数据完整性。常见的检测项目包括：

验证文件
用户需求规范（URS）
功能规格要求
风险评估
检测方案
审计追踪功能
电子签名
用户访问权限管理
备份与恢复方案
变更控制记录

验证必须确保该系统在其整个生命周期的各个阶段均具备可靠性。

验证前的风险评估

验证必须以一项确认工作为开端。质量风险管理有完整文档记录的（质量风险管理）流程。该评估必须考虑以下因素：

药品生产质量管理规范（GMP）的核心要求
数据纯度相关风险
系统的复杂性
对企业的影响
对患者安全水平的影响
与立法相关的风险

例如，用于记录灭菌器相关工艺的电子日志本相比那些仅记录办公设备维护信息的日志本，可能带来更高的合规风险。验证的复杂程度应与风险等级相匹配。

编制用户需求规范（URS）

用户需求说明书规定了应根据用户要求如何配置电子日志本。该系统可能需要具备以下功能：

为用户提供安全的登录功能
添加日期与时间戳
生成电子签名
保留审计追踪记录
记录检索
报告生成
基于角色的访问控制
自动数据备份
报警通知
将记录保存指定期限

因此，一种编写规范的用户需求书对于任何成功的验证项目而言都是不可或缺的。

功能与设计规范

一旦用户需求书获得批准，由供应商或企业内部的IT团队负责制定详细的设计与功能规范。这些规范中应包含的信息包括：

系统架构
数据库结构
软件功能
安全防护措施
工作流程的逻辑
与其他系统对接

合理的质量标准还能确保验证测试能够证实系统具备预期的功能。

安装确认（IQ）

安装确认可确保设备得到正确安装并能可靠运行。其中常见的活动包括：

确认软件安装已完成
配置服务器
检测网络
检查操作系统状态
安装数据库
检查硬件
核实许可证情况

所有与安装相关的文件，如安装日志和配置设置，均应纳入安装确认报告之中。

运行确认（OQ）

运行确认有助于确保电子日志系统能够按规范正常运行。常见的检测项目包括：

验证用户登录信息
密码管控
记录编制
批生产记录的编辑
建立审计追踪记录
使用电子签名
检索
生成报告
检测报警功能

所有检测均需有预先设定的达标标准，且检测结果必须予以记录。

性能确认（PQ）

性能确认（PQ）验证该系统在标准药品生产流程中能够正常运行。性能确认通常包括以下活动：

获取实际设备使用记录
记录维护信息
记录清洁活动情况
在多用户操作期间获取信息
验证常规工艺流程
在各项活动中获取信息

以我的经验来看，让实际操作人员参与其中能够发现那些在运行确认阶段可能被忽视的实操问题。

审计追踪验证

审计追踪记录是监管审计中最受关注的组成部分之一。为确保开展充分的验证工作，必须确认审计追踪记录能够完整保存相关信息：

用户身份
日期与时间
原始值
数值变更
变更原因
根据需要执行删除操作

审计追踪数据必须具备可靠性与完整性，且不得被未经授权的人员修改。

电子签名

出现以下情况时电子签名在使用方面，验证工作必须确保这些信息能够与特定用户合法关联。系统必须明确显示：

用户身份
密码验证
签名与记录的关联
拒付的可能性

电子签名在法律效力上必须与手写签名具有同等效力。

安全与访问控制

访问管理对数据完整性至关重要。验证应当确保：

唯一用户数
角色权限
密码要求
自动会话超时
多次尝试后仍无法进入
管理员权限功能

用户仅应能够访问与其岗位职责相关的信息。

备份与灾难恢复

在发生突发故障后仍应能够访问电子日志。验证工作需确认：

自动备份
备份恢复
灾难恢复方案
数据恢复的正确性
恢复时间目标

定期且持续进行的恢复测试能够确保在需要时可以恢复GMP相关记录。

变更控制与定期审查

验证的完成并不意味着结束。后续的任何变更都必须得到妥善管理，其中包括以下内容：

软件更新
数据库变更
服务器更换
新系统接口的安装
安全性的提升

此外，通过对系统的定期评估可确认电子日志仍处于已验证的正常运行状态。

电子日志系统验证中的常见问题

监管机构检查中发现的常见问题包括电子日志验证存在的各类缺陷，一些常见问题包括：

缺乏用户需求规范
风险管理不足
检测记录不全
缺失审计追踪验证记录
电子签名检测不充分
共享用户账户
备份验证不充分
未对软件更新进行分析
周期性审查不完整
变更控制文档质量较差

这些观察结果大多可视为质量体系问题，而非软件问题。

电子日志本验证的相关建议

遵循正确的验证规范，可提升电子批生产记录的合规性与可靠性。
最佳实践建议包括：

在开发之前制定用户需求规格书。
采用基于风险的验证方法
对所有关键项目进行确认 cGMP的相关要素在安装确认、运行确认和性能确认的过程中
需确保审计追踪记录与电子签名已经过妥善测试。
采用基于角色的访问控制
开展备份与恢复验证。
对整个验证过程进行完整记录。
采用变更控制流程
对该系统进行定期审查。
在系统实施前及重大升级前对用户进行培训。

这些措施有助于确保电子日志在其整个使用生命周期内保持可靠性。

现代药品生产高度依赖电子日志系统，该系统具备诸多优势，包括高效的处理能力、出色的可追溯性以及较高的数据完整性。只要经过验证并实施全生命周期管理，良好的电子日志系统便能实现这些益处。验证旨在确认电子日志系统能否实现其预期功能，即正确记录符合药品生产质量管理规范要求的操作流程、保护电子记录的安全，并确保通过该系统收集的信息具有可追溯性。

根据我的工作经验，那些将电子日志簿作为药品生产质量管理规范（GMP）要求的计算机化系统而非单纯数字表格来使用的机构，其合规性更高，在检查过程中出现错误的情况更少，且能获得更高的可靠性保障。

法规参考文献

FDA行业指南：第11部分，电子记录与电子签名——适用范围与使用方法
https://www.fda.gov/regulatory-information/search-fda-guidance-documents/part-11-electronic-records-electronic-signatures-scope-and-application 21 CFR 211.68《药品生产质量管理规范（GMP）》第11部分：电子记录与电子签名——适用范围与使用要求
2. 生产与质量管理体系软件的计算机软件保障
https://www.fda.gov/regulatory-information/search-fda-guidance-documents/computer-software-assurance-production-and-quality-management-system-software 计算机软件保障：生产与质量管理体系软件
3. 《欧盟药品生产质量管理规范指南》第4卷附录11：计算机化系统
https://health.ec.europa.eu/medicinal-products/eudralex/eudralex-volume-4_en